Anbieterwechsel und Datenexport

Du kannst jederzeit zu einem anderen Anbieter wechseln oder deine Daten mitnehmen, auch ohne zu kündigen. Hier steht, welche Daten das sind, wie du sie bekommst und was beim Wechsel zu beachten ist. Die verbindlichen Regeln stehen in § 6a unserer AGB. Grundlage ist die EU-Datenverordnung (Verordnung (EU) 2023/2854, Data Act).

So forderst du deine Daten an

Schreib eine E-Mail an [email protected], am besten von der Adresse, mit der du dich anmeldest. Sag dazu, ob du nur deine Daten haben willst oder ob du kündigen und wechseln willst. Einen Knopf für den vollständigen Export gibt es noch nicht.

• Anfordern kann der Inhaber des Kontos. Zugänge für Mitarbeiter und Kunden können es nicht.
• Wir schicken den Export nur an die E-Mail-Adresse des Kontos und übertragen ihn verschlüsselt.
• Du bekommst ihn unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen. Er kostet nichts.
• Die Anrufe eines Telefon-Assistenten kannst du schon jetzt selbst herunterladen, solange dein Tarif läuft: im Hub über den Knopf „CSV“, jeweils für den gewählten Zeitraum.

So läuft ein Wechsel

1. Du kündigst über „Verträge hier kündigen“ oder per E-Mail und schreibst uns an [email protected], dass du wechseln willst. Die Kündigungsfrist endet mit deiner laufenden Periode, spätestens zwei Monate nach deiner Nachricht. Du kannst auch einen späteren Zeitpunkt nennen, etwa das Ende deines bezahlten Monats oder Jahres. Willst du bei einem Jahresabonnement früher wechseln, endet der Vertrag vor Ablauf der ersten zwölf Monate, und das bezahlte Jahr wird nicht erstattet.
2. Bis zum Ende dieser Frist sagst du uns, wohin es geht: zu einem anderen Anbieter (dann nennst du ihn, wenn wir mit ihm zusammenarbeiten sollen), auf eigene Systeme, oder ob wir deine Daten löschen sollen.
3. Danach folgt ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen. Wir stellen den Export bereit, helfen dir und deinem neuen Anbieter und sagen dir, welche Risiken für einen unterbrechungsfreien Übergang wir kennen. Wenn du willst, laufen deine Assistenten bis zum Wechsel weiter, zum bisherigen Preis anteilig. Reichen 30 Tage technisch nicht, sagen wir dir das innerhalb von 14 Arbeitstagen mit Begründung und nennen einen anderen Zeitraum von höchstens sieben Monaten. Du kannst den Übergangszeitraum einmal verlängern.
4. Der Vertrag endet, sobald der Wechsel geklappt hat, spätestens mit dem Ende des Übergangszeitraums. Wolltest du nur löschen lassen, endet er mit der Kündigungsfrist. Wir bestätigen dir das per E-Mail.
5. Danach kannst du deine Daten noch mindestens 30 Kalendertage abrufen. Dann löschen wir sie vollständig. Hast du die Löschung gewählt und willst nichts mehr abrufen, löschen wir auf deinen Wunsch schon mit dem Ende des Vertrags. Ausgenommen ist, was wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen, und Nachweise, die wir bis zur Verjährung für mögliche Ansprüche brauchen, etwa über deine Kündigung oder über Freigaben im Tresor. Die sperren wir bis zum Ende ihrer Frist und löschen sie dann. Einträge in der Sperrliste der Akquise bleiben, damit ein Widerspruch dauerhaft wirkt. Auf noch vorhandene Credits weisen wir dich vorher hin.

Für Export, Wechsel und Unterstützung berechnen wir nichts. Kündigst du ohne Wechsel, bekommst du deine Daten auf Anfrage ebenfalls, mindestens 30 Kalendertage lang nach dem Ende deines Abonnements.

Welche Daten du mitnehmen kannst

Die Liste ist abschließend. Du bekommst, was zum Zeitpunkt des Exports bei uns gespeichert ist: strukturierte Daten als JSON, Dateien in ihrem Originalformat.

Was nicht bei uns liegt

• Termine liegen im verbundenen Kalender, nicht bei uns. Sie bleiben dort.
• E-Mails liegen im verbundenen Postfach. Der Postfach-Assistent speichert keine Inhalte bei uns, nur einen Anhang, der an ein Ziel zugestellt werden soll, bis zur Zustellung und höchstens sieben Tage.
• Tonaufnahmen von Anrufen entstehen nicht.
• Gesprächsverläufe gibt es nur, wenn die Speicherung eingeschaltet war.
• Bei Agenten mit einem Beruf mit Schweigepflicht ist das Mitschreiben aus. Gesprächsinhalte und Nachweise über Freigaben entstehen dort nur über die gesonderte Freigabe (Tresor), sobald wir sie freischalten. Bis dahin fällt beides nicht an, abgesehen von Verläufen, die vor dem Hinterlegen des Berufs gespeichert wurden, bis zu ihrer Löschfrist.
• Rechnungen und Zahlungsdaten liegen bei unserem Merchant of Record Link, LLC (AGB § 3).

Was nicht zum Export gehört

Ausgenommen sind nur Daten, die zur inneren Funktionsweise der Plattform gehören:

• Unsere eigenen Grundanweisungen, Gesprächsregeln, Prüfungen und Vorlagen, mit denen die Plattform die Agenten steuert. Sie sind unser Geschäftsgeheimnis. Deine eigenen Anweisungen und Texte sind dabei, auch wenn du sie aus einer unserer Vorlagen übernommen hast.
• Sicherheitsdaten: Passwörter (bei uns nur als Hash gespeichert), Sitzungen, Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung und für die Verbindung zu Kalender und Postfach sowie unsere Schutz- und Kostenbremsen. Ihre Herausgabe würde die Sicherheit deines Kontos und der Plattform gefährden.

Diese Ausnahmen behindern oder verzögern deinen Wechsel nicht. Deine Rechte auf Auskunft und Datenübertragbarkeit nach der DSGVO bleiben davon unberührt.

Einschränkungen beim Wechsel

• Deine Assistenten laufen nur bei uns. Anweisungen und Wissen bekommst du als Text, daraus baut dein neuer Anbieter seinen eigenen Assistenten. Wie unsere Plattform ein Gespräch führt, gehört nicht dazu.
• Den Export stellen wir dir als Datei bereit. Ein automatischer Abruf durch deinen neuen Anbieter ist nicht eingerichtet.
• Die Rufnummer, die wir für einen Betrieb bereitstellen, läuft über unseren Telefonanschluss und gehört nicht zu den Daten. Wer seine eigene Nummer auf den Assistenten umgeleitet hat, ändert die Umleitung bei seinem Telefonanbieter. Ob eine Rufnummer mitgenommen werden kann, frag uns bitte vor der Kündigung.
• Verbindungen zu Kalender und Postfach lassen sich nicht übertragen. Du verbindest sie beim neuen Anbieter neu. Termine und E-Mails bleiben, wo sie sind.
• Den Einbau-Code des Chatfensters auf deiner Website oder der deines Kunden ersetzt du durch den des neuen Anbieters. Hast du für deine Partnerseite eine eigene Domain verbunden, änderst du den DNS-Eintrag bei deinem Domainanbieter.
• Feste Löschfristen laufen auch während eines Wechsels weiter: Dateien aus dem Chat nach sieben Tagen, Gesprächsverläufe, Umschriften und Kontaktlisten nach den Fristen in Ziffer 5 bis 5d des AVV. Was gelöscht ist, lässt sich nicht mehr exportieren. Fordere deinen Export deshalb früh an.
• Nutzt ein Betrieb seinen Assistenten über einen Partner, ist der Partner unser Kunde. Den Export für diesen Betrieb fordert der Partner an. Als Betrieb wendest du dich an ihn.
• Gesprächsinhalte von Agenten mit einem Beruf mit Schweigepflicht bekommt im Export nur, wer sie nach Ziffer 5 des AVV sehen darf. Als Partner bekommst du sie für deine Kunden nicht, der Betrieb sieht sie über seine eigenen Zugänge. Vorgangsnummer, Zeitpunkt, Dauer, Kanal und Ergebnis gehören immer zum Export.

Wo deine Daten liegen und welches Recht gilt

• Anwendung, Datenbank und Dateiablage laufen bei Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Deutschland (EU). Dafür gilt deutsches Recht und EU-Recht.
• Wir selbst, Auffarth Systems LLC, haben unseren Sitz in Sheridan, WY 82801, USA. Für uns gilt deshalb auch das Recht der USA, und Behörden der USA können sich mit Herausgabeverlangen an uns wenden. Unser Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO ist Prighter EU Rep GmbH, Schellinggasse 3/10, 1010 Wien, Österreich.
• Einige Dienstleister sitzen in den USA oder verarbeiten dort, etwa beim Telefon. Wer das ist, wo verarbeitet wird und auf welcher Grundlage, steht in Ziffer 9 und 14 des AVV.

Schutz vor unrechtmäßigem staatlichem Zugriff

Wir schützen deine Daten gegen den Zugriff staatlicher Stellen außerhalb der EU, wenn er gegen EU-Recht oder das Recht eines Mitgliedstaats verstoßen würde. In Kurzform:

• Technisch: verschlüsselte Übertragung, Zugang nur über persönliche Konten, Daten je Konto getrennt, Speicherung in Deutschland. Die vollständige Beschreibung steht in Ziffer 8 des AVV.
• Vertraglich: Mit jedem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, für Übermittlungen in die USA mit Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (AVV Ziffer 9 und 14).
• Organisatorisch: Jedes Herausgabeverlangen einer Behörde oder eines Gerichts außerhalb der EU prüfen wir darauf, ob es nach Art. 32 des Data Act zulässig ist. Gegen unzulässige Verlangen wehren wir uns mit den rechtlichen Mitteln, die uns zur Verfügung stehen, und herausgegeben wird höchstens das Mindestmaß. Bevor wir einem solchen Verlangen nachkommen, sagen wir es dir, außer es dient der Strafverfolgung und die Nachricht würde sie gefährden.

Kontakt

Fragen zu Wechsel und Export: [email protected]. Anschrift: Auffarth Systems LLC, 30 N Gould St, Ste N, Sheridan, WY 82801, USA.